La clave para sobrevivir a esta crisis sanitaria pasa por implementar y utilizar una War Room digital para la gestión de todas las fases de la crisis según la consultora de mejora continua Kaizen Institute.
Por definición los War Rooms o salas de crisis y monitorización, como su nombre lo dice, son salas diseñadas para la visualización y análisis de riesgos o emergencias en un país, estado, o empresa, así como el monitoreo las personas o inmuebles afectados por alguna situación.
OBJETIVOS
• Gestión Diaria de la Crisis;
• Aumento de productividad de todos los involucrados;
• Disminución del Lead Time de respuesta y decisión
PORQUÉ
• Mejora del trabajo en equipo y colaboración entre sectores / equipos;
• Mejora y aumento de la eficacia del proceso de gestión de la Crisis
CÓMO Y QUIÉN
• Montaje y seguimiento de paneles virtuales;
• Reuniones virtuales diarias.
El método War Room funciona de la siguiente forma:
Personas y Comunicación
- Normas del estado y de la compañía: comunicación general con sitios oficiales del gobierno, donde las personas pueden consultar las últimas noticias y algunas normas internas de la empresa.
- Indicadores mundiales: indicadores globales de la evolución de la pandemia a nivel mundial.
- Personas: panel visual dinámico que permite al equipo gestionar cuántas personas están en presencial, cuántas en teletrabajo y cuántas inactivas.
Operaciones
- Proveedores: dividido en 3 tablas: noticias de los proveedores, estado (parado, funciona de forma normal o con algunas dificultades) y plan de acción.
- Clientes: resumen de información sobre las necesidades inmediatas de los clientes, situaciones urgentes y sus respectivos planes de acción.
- Operaciones: información centralizada sobre operaciones internas: últimas actualizaciones/noticias, o estado de cada departamento/área y el plan de acciones respectivo.
Finanzas
- Control de riesgos: KPI financieros para monitorizar los ingresos reales vs los ingresos presupuestados y el respectivo presupuesto rectificado.
- Control de liquidez: KPI financiero para monitorizar el nivel de liquidez. Avisa al equipo cuando el dinero disponible alcanza el punto crítico.
- Control de costes: hoja única que permite al equipo realizar un seguimiento de los costes generales y costes extraordinarios durante la fase de crisis.
Proyectos
- Proyectos internos: hoja única que permite al equipo realizar un seguimiento de los costes generales y costes extraordinarios durante la fase de crisis.
- Proyectos externos: hoja que permite al equipo monitorizar todos los proyectos externos con las entidades externas y controlarlos en términos de entrega vs plan inicial y vs plano modificado (debido a la crisis).
- Plan de acciones: plan de acciones único usado en todas las hojas de la War ROOM (desde KPIs financieros hasta proyectos externos).
Espero que os resulte útil y de gran interés este post,
Arrate Llaguno
Logística de Aprovisionamiento y Distribución 