Aprovisionamiento
Recientemente hemos visto en clase como las unidades de carga (los productos, las cajas, los palets, etc.) requieren de una codificación para su correcta identificación por parte de las empresas. Dado que el primer paso fue estandarizar los productos y su forma de almacenarlo, tal y como se puede observar en la guía de “Unidades de carga eficientes” creada por AECOC como una recomendación para la Logística, el siguiente paso natural es una gestión de la codificación. Los códigos estándar más empleados son el EAN-13 para unidades sueltas, EAN-14 para la agrupación en unidades comerciales o logísticas (por ejemplo un pack, una caja, etc.) y el EAN-128, que permite almacenar información del palet, y por lo tanto, más datos muy interesantes para la Logística (número de lote, cantidad de unidades, fechas de caducidad, dimensiones, etc.).
Fue entonces cuando me planteé la siguiente pregunta: ¿Cómo se realiza el intercambio de esta información entre las empresas? Normalmente, en la industria convencional, los productos se “pistolean” con un lector tipo PDA leyendo estos códigos de barras para después generar un albarán que por lo general se suele entregar al transportista, quien los lleva hasta el destino. Por esta razón volví a preguntarme: ¿existe algún método que permita agilizar este procedimiento en el área del aprovisionamiento de materiales?
Mi respuesta ha llegado justo cuando he comenzado a realizar mis prácticas de empresa, donde me han presentado el concepto de EDI (Electronic Data Interchange o Intercambio Electrónico de Datos), que consiste en el envío y recepción de documentos, es decir mensajes, en un formato normalizado (un lenguaje estándar) entre los sistemas informáticos de quienes participan en el intercambio. Por esta razón investigué en el blog de la asignatura para ver si alguien más había hablado de este concepto y, de todos los posts que hay publicados desde 2015, únicamente 3 tratan esta herramienta tan importante. Os los dejo por aquí si queréis ojearlos:
- ECR y EDI ¿El mundo al revés? de Lola López (22/02/2015)
- EDI: Tipos de mensajes de Lola López (18/04/2015)
- EDI Intercambio Electrónico de Datos de Nefertari García (30/04/2016)
He tomado estos posts como referencia y he compilado la información ampliándola sobre algunos aspectos que he considerado interesantes.
Como bien explica Lola, el funcionamiento del EDI se basa en puntos operacionales: cada emisor y receptor disponen de uno propio, que se podría traducir como un buzón propio, y será donde se almacenarán y desde donde se enviarán los mensajes. Existen varios tipos de mensajes EDI:
- ORDER (Pedido): documento a través del cual se solicita un producto o mercancía (o un servicio), el envío de pedidos o la recepción de los pedidos de los proveedores.
- INVRPT (Inventario): mensaje para intercambiar información de stock.
- DESADV (Albarán): documento que informa de la mercancía que va a entrega el proveedor, que se genera una vez se ha cargado el camión y parte hacia su destino. También se conoce como aviso de expedición.
- RECADV (Confirmación de entrega): confirmación de la recepción, donde se informa al proveedor de las referencias y cantidades que no se han recepcionado bien por rechazo del cliente o por fallo del proveedor. En definitiva, informa de cualquier anomalía de la mercancía entregada.
- INVOIC (Factura): consiste básicamente en la factura en formato electrónico, donde se refleja la transacción comercial
- PRICAT: mensaje donde se transmite la información relacionada con el catálogo de precios y productos/servicios ofrecidos por el proveedor.
Para entender esta herramienta habría que profundizar en su composición. Poniendo como ejemplo uno de los mensajes más empleados en la industria de distribución, DESADV, podemos entender el significado del mensaje cifrado. Este ejemplo, de un DESADV con número de matrícula, se ha obtenido de la Guía de Implantación EDI EANCOM (AECOC):
Con esta herramienta de transmisión de información electrónica se permite emplear la metodología CRP (Continuous Replenishment Program o Programa de Reaprovisionamiento Continuo), que es la base de estrategia ECR (Efficient Consumer Response o Respuesta Eficiente del Consumidor) que ya apuntaba Lola López, donde se amplía la visión de la cadena de suministro dejando al proveedor, que es quien conoce mejor el grado de venta de su producto, que haga la propuesta de pedido al cliente y no al revés como se hace de forma natural. Esta forma de trabajo se suele ver en la cadena de suministro de la comida procesada.
En definitiva, el uso de EDI en la empresa conlleva una serie de ventajas muy notables, como las que comenta Nefertari García, entre las que se pueden mencionar:
- Ahorros en costes por la eliminación del papel
- Reducción de los errores y mayor productividad del personal antes dedicado a la introducción de datos
- Transmisión de datos más eficiente
- Simplificación del funcionamiento al normalizarse las transacciones
- Disminución de gastos de tratamiento y transmisión de una transacción comercial
- Conocimiento más rápido de incidencias
¡Muchas gracias por leer el post!
Javier Navarro Martínez
Logística de Aprovisionamiento y Distribución 